Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать

Документы бухгалтерского учета

Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать

Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

  1. Первичные.
  2. Учетные регистры.

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете.

Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички.

Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

  • внутренние и внешние;
  • распорядительные и оправдательные;
  • разовые и накопительные;
  • строгого учета и обычные.

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Первичные документы

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации.

В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки.

Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

  • наименование;
  • номер документа;
  • суть сделки или операции;
  • данные составителя;
  • подпись руководителя организации и печать (если она используется).

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

  • в специальных книгах (журналах);
  • на отдельных листах и карточках;
  • в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
  • непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки.

Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу.

Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Ответственность бухгалтера

Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

  • бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
  • учетную политику и локальные нормативные акты;
  • сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
  • переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).

Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так:

Бланк для заполнения акта

Источник: https://ppt.ru/forms/buh/akt-peredachi

Акт приема передачи дел при увольнении главного бухгалтера в 2019 году

Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать

Трудоустройство главного бухгалтера ничем не отличается трудоустройства рядового гражданина. Однако при его отчислении – процедура расставания более сложная, так как объем работ, который выполняет главбух, требует тщательной передачи дел с оформлением акта приема-передачи.

Функции главбуха во многих процессах деятельности учреждения являются ключевыми.

Поэтому, разрыв взаимоотношений между главбухом и работодателем сопряжен с определенными проблемами для работодателя, связанные с соблюдением ТК РФ и ответственности за допущение ошибки при принятии дел новым должностным лицом. Новых требований к акту приема-передачи в 2019 году законодательством РФ не предусмотрено.

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера в 2019 году

Акт передачи дел при уходе главбуха с работы является документом, обеспечивающим понятие финансового состояния фирмы.

Данный документ требуется, чтобы уходящий главбух передал документально все папки с ведением финансового учета, а также чтобы была проведена инвентаризация имущества фирмы.

При передаче дел в акте надо отобразить положение со всеми видами отчетов, расчетов с персоналом учреждения, со смежными компаниями, которые сотрудничают с фирмой, своевременность налоговых платежей, балансовое положение фирмы и прочие вопросы, касающиеся актов сверок, реестров дебиторской и кредиторской задолженностей и т.д.

Приемно-передаточный акт обеспечит новому главбуху вникнуть в положение дел на фирме и ознакомит его с порядком ведения бухучета, финансовой политики, а также выяснит наличие/отсутствие злоупотреблений. После ухода главбуха и получения им расчета, сложно будет объяснять недостачу финансовых средств.

(: “Как оформить передачу дел главным бухгалтером”)

Форма

Законодательством РФ не предусмотрена унифицированная форма приемно-передаточного акта при уходе главбуха, поэтому такой бланк заполняется в свободном виде. Особенных требований в 2019 году к его заполнению в законодательных актах РФ нет.

Чаще всего форма данного бланка разрабатывается внутриведомственными положениями, закрепленными в распоряжении начальника или другим локальным документом, где отображаются необходимые положения. К ним можно отнести:

  1. Приемно-передаточный акт при замене главбуха составляется только после обеспечения текущих операций по учету, проверке отчетности и финансового положения фирмы (возможно привлечение независимых ревизоров).
  2. До заполнения бланка осуществляется инвентаризация материальных, финансовых средств (проверка кассы и текущего счета) и прочих балансовых статей фирмы. Обеспечивается сверка расчетов с налоговой службой и внебюджетными структурами (ПФР, ФСС).
  3. Сроки приема-передачи дел и заполнения акта, а также члены созданной комиссии отображаются, как правило, в распоряжении начальника учреждения.

Какие сведения указываются в документе?

Сдача дел при разрыве трудового соглашения с главбухом выполняется на основании распоряжения начальника учреждения. В приказе отображаются члены комиссии, обеспечивающие инвентаризацию имущественных и финансовых ресурсов фирмы и время, на протяжении которого необходимо провести передачу, с предоставлением подписанного акта.

В данном бланке обязаны быть отображены следующие пункты:

  1. Общеорганизационные (сведения об учетной политике, с отображением общего положения бухучета в учреждении).
  2. Отображение технических операций по учету (использование ПО, утвержденные в учреждении правила сохранности сведений в электронном и бумажном виде и др.).
  3. Отображение специализированных норм, использование которых для учреждения является непременным.
  4. Правила входа в систему учета (пароли, электронные ключи и пр.).
  5. Наличие/отсутствие несоответствия в отчетных материалах с отображением первопричин их появления, а также прочие моменты учетных операций.
  6. Передача атрибутов, которые находятся на сохранении у главбуха (штампы, печати, ключи от сейфов и прочие артефакты).
  7. Общие сведения по оформлению документа (подписи должностных работников, дата заполнения бланка и пр.).

К составленному приемно-передаточному акту прикрепляются материалы по результатам инвентаризации, список документов и прочих бумаг, подлежащих передаче.

Кроме этого, в акте требуется отобразить найденные при передаче дел несоответствия по отчетам, а также особые мнения (если одна из сторон не соглашается с отображенными в документе данными).

При передаче дел требуется проверять позиции, отображенные ниже.

Состояние амортизируемого имущества

Осуществляя проверку остаточной балансовой оценки предприятия, требуется убедиться в правильности амортизационных начислений на основные фонды (помещения, оборудование и прочие необоротные средства).

Здесь требуется проверить правильность применения амортизационных норм на основные фонды (согласно настоящего законодательства), для чего обеспечивают сверку остатков по учетным счетам на начало проверяемого периода времени с остатками на конец предыдущего отрезка времени.

Необходимо также осуществить проверку переоценки балансовых остатков, грамотность и обоснованность выполнения данной операции.

Сведения об учете материалов

Все материальные средства, полученные учреждением, обязаны приходоваться вначале на складе, а затем выписываться материально-ответственному работнику.

Должно осуществляется ежемесячное списание материальных ценностей согласно актов проведенных работ, с выведением остатков.

При проверке документальных остатков материалов, находившихся в подотчете материально ответственных лиц и на складе, аудитор должен убедится в их наличии.

На крупной фирме, для получения общего видения ситуации по учету в учреждении, проверку учета материальных ценностей можно осуществить выборочно. Остатки имущества на отчетную дату являются начальной точкой для проведения проверки следующего периода движения активов.

Примечание. Присутствие отчетности о движении имущественных ценностей окажет помощь в оценке положения дел в бухгалтерском учете.

Информация о расчете работников

!– Ваши код рекламы ADs –>

При проверке расчетов с персоналом фирмы нужно убедиться в наличии/отсутствии долгов по зарплате. Это свидетельствует о платежеспособности учреждения и отображается в ежемесячной отчетности бухгалтерии.

Для проверки правильности начисления зарплаты можно взять некоторые фамилии подчиненных и проследить по зарплатным ведомостям начисление, удержание налогов и других платежей, а также фактическую выдачу средств.

Наличие автоматизированного «ПО» по начислению оплаты труда сводит к минимуму возможные злоупотребления, однако, при передаче дел, нового главбуха прежде всего интересует – имеются ли долги по зарплате.

Комиссия должна увидеть отчеты за весь промежуток проверки, которые обязаны быть аккуратно сложены в хронологическом порядке, с наличием надписи на папках, что говорит грамотной сохранности бухгалтерской документации. При нехватке места в бухгалтерии для документов, допускается их складирование в специальном помещении учреждения на протяжении 5-ти лет.

Документы, которые находятся более 5 лет, обязаны быть отосланы в архив, с подтверждением 2-го экземпляра бланка передачи. Все это обязано быть отображено в приемно-передаточном бланке.

Перечень папок по описи

Первичные материалы бухгалтерии требуется передать путем составления списка, который прилагается к акту приема-передачи дел. При огромном документообороте заполняется список папок с материалами определенного назначения за месяц – например, расходные документы, или счета для перечисления и т.д.

Просмотр счетов возможен выборочным путем, с выводом остатков и сверкой их с результатами, отображенными в отчетности на предыдущую отчетную дату. Это необходимо сделать, чтобы новый главбух начал свою деятельность, с привязки к полученным остаткам, как к начальной точке.

Примечание. При ведении учета по структурным отделам – например, по филиалам подобных папок с одинаковыми названиями может быть множество, поэтому в списке указывается их количество.

Список отсутствующих бумаг

При проверке папок месяц за месяцем, осуществляется сверка наличия материалов с включенным сводным списком. При обнаружении недостающих документов составляется список. Уходящий бухгалтер обязан найти отсутствующий документ, в крайнем случае предоставить копию.

Те же материалы, которые отсутствуют, заносятся в список. Это необходимо новому главбуху для подстраховки себя при аудиторской проверке. Данный список также прикрепляется к акту приема-передачи.

Как правильно заполняется акта приема-передачи дел главного бухгалтера в 2019 году?

Как говорилось ранее, акт не имеет стандартного шаблона и оформляется в свободном стиле или согласно самостоятельно разработанному документу в учреждении.

Бланк акта обязан отображать максимум информации:

  • Вверху бланка по центру строки отображается наименование фирмы, ИНН, регистрационный адрес.
  • Опустившись на строку, слева требуется разместить подпись начальника, утверждающего акт, с отображением слова «Утверждаю», названия должности, названия компании, оставлением места для подписи, Ф.И.О. и даты утверждения.
  • Далее по центру строки заполняется наименование документа.
  • В следующей строке отображается населенный пункт и дата заполнения документа.
  • В содержательном разделе заполняется ссылка на приказ, согласно которого создана комиссия по передаче дел и заполняется данный бланк: «Согласно приказу …»
  • Затем размещается таблица, в которую заполняют все сведения по передачи документации. Обычно, такая таблица содержит 4 колонки, в которых отображается:
  1. Порядковый номер.
  2. Название папки.
  3. Число папок.
  4. Примечание.
  • При перечислении переданных документов, как правило, отображается период проверки и перечисляется список отображающий:

– Учетную политику.

– Бухгалтерскую отчетность.

– Отчетность по налогам.

– Фондовые начисления.

– Акты осуществляемой деятельности и услуг.

– Акты сверок расчетов с организациями.

– Результаты инвентаризации.

– Первичные материалы по учету.

– Контракты с организациями.

  • Под таблицей перечисляются сведения о передаче наличных финансов, печати, ключей от сейфов, чековых книжечек, шифров для входа в ПО «клиент-банк» и т.д. При обнаружении в отчетах несоответствия, они записываются, с отображением периода, когда это было сделано, и названия документа. Затем дописывают список приложенных материалов к акту.
  • Учетное состояние кассовых операций проверяют путем ревизии наличных средств в кассе фирмы.
  • Расчетные операции по безналичным операциям проверяются путем сверки с банком, а также налоговыми структурами, проверив бумажные распечатки с отчетами в ПО 1С.
  • Завершение заполнения бланка осуществляется подписями членов комиссии и подписями сторон о сдаче и принятии дел, с расшифровкой Ф.И.О.

Примечание. Если закупки осуществлялись за наличные деньги подотчетными лицами, то обязаны быть прикреплены чеки, квитанции и прочие платежные поручения, а денежные операции обязаны быть отображены в кассе и на балансовом счете №71.

Как передать дела новому главному бухгалтеру

Акт передачи дел обеспечит старому главбуху спокойно покинуть фирму, не переживая о дальнейшей судьбе фирмы. Ответы, на появляющиеся в ходе деятельности нового главбуха вопросы, можно будет увидеть в приемно-передаточном документе.

При намерении главбуха покинуть фирму, руководству необходимо разработать план передачи обязанностей, так как деятельность бухгалтерии прерываться не имеет права. Законодательными нормами не регламентированы правила передачи дел, поэтому приказ начальника издается в свободном стиле, согласно правил составления подобных распоряжений.

В распоряжении надо предусмотреть разделение ответственности старого и вступающего к работе бухгалтера и отобразить:

  1. Причину передачи дел (статью отчисления).
  2. Время проведения передачи документов.
  3. Состав комиссии, выполняющую проверку.
  4. Сведения о принимающем лице.
  5. Подписи участников приема-передачи, печать фирмы.

Дела обязан принять новый главбух, принятый на работу работодателем. В больших компаниях по штатному расписанию имеется должность заместителя, который может в такой ситуации принять дела, если новый специалист не принят на работу. Впоследствии, приказом руководства, он может быть переведен на должность главбуха.

Для передачи дел назначается комиссия, которая обеспечивает проведение инвентаризации на фирме.

При осуществлении данной операции проверяется:

  • Учет финансов, кассовой наличности.
  • Государственные платежи.
  • Выполнение обязательств перед организациями.
  • Итоги инвентаризации

Проверка может осуществляться силами фирмы или путем приглашения внешнего аудитора. При выявлении со стороны главбуха правонарушений, он подлежит административному наказанию вплоть до уголовного, согласно законодательству РФ.

Передаче подлежит бухгалтерская документация, за которую отвечает главбух:

  1. Балансовая и кассовая отчетность.
  2. Материалы структурных отделов.
  3. Банковские документы.
  4. Архивные материалы с временем хранения до 5 лет.
  5. Ключи от сейфа и остальные хранящиеся атрибуты.

Все атрибуты по передаче заносятся в приемно-передаточный бланк, с подписями сторон.

Скачать бланк и образец акта приема-передачи дел

Источник: https://uvolnenie.net/akt-priema-peredachi-del-pri-uvolnenii-glavnogo-buhgaltera/

Предыдущий главный бухгалтер отказался передавать дела

Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать
Предыдущий главный бухгалтер отказался передавать дела. Как обезопасить себя новому бухгалтеру – читайте в статье.

Вопрос:Предыдущий главный бухгалтер не будет передавать дела и документы по описи. Как должен новый главный бухгалтер застраховать себя? Что оформить?

Ответ:Чтобы застраховать себя создайте комиссию и проведите проверку. Состав комиссии утвердите приказом руководителя. Например, приказом о приеме дел при смене главного бухгалтера. Форма приказа – произвольная.

Укажите в нем лиц, ответственных за прием дел; сроки и порядок проведения и оформления этой процедуры. По итогам составьте Акт приема дел или опись. Если ошибок много, убедите руководителя провести сплошную аудиторскую проверку.

В документе приема отразите:

Состояние бухгалтерского и налогового учета

Соответствует ли учет положениям учетной политики? Перечислить найденные ошибки и несоответствия.

Учет кассовых операций и денег на счетах

Соответствует ли требованиям законодательства? Как хранятся деньги? Приложить акт инвентаризации.

Товарно-материальные ценности

На момент передачи дел инвентаризация проводилась? Остатки материальных ценностей проверены?

Расчеты с контрагентами

В перечне дебиторской и кредиторской задолженности пометить непроверенные или недостоверные данные.

Документы

Правильно составлены? Как и где их хранят? Приложить опись принятых документов, перечислить отсутствующие.

Остатки на счетах

Отметить непроверенные или недостоверные данные. Приложить оборотно-сальдовую ведомость, которую составили на момент передачи дел.

Обоснование

Как принять дела на новой работе, чтобы не отвечать за чужие промахи. Какие документы посмотреть

Должностные инструкции главбуха и подчиненных Выяснить свои обязанности с учетом специфики компании, отрасли, требований руководства.
Порядок документооборота Поспрашивать новых коллег, какие трудности есть с документами — сложно ли собирать, как отделы взаимодействуют между собой.
Кадровые документы Посмотреть правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, премировании, командировках. Выяснить, кто ведет кадровый учет.
Учетная политика Изучить учетную политику по бухгалтерскому и налоговому учету со всеми приложениями. Посмотреть, какие формы первички и регистров утверждены.
Приказ о передаче дел Узнать, когда заканчивается передача дел, в каком порядке происходит и кто за что отвечает.
Опись бухгалтерских документов Принять документы по описи.

Как принимали дела на новой работе ваши коллеги

«Дела мне не передали, как положено. Предыдущий главбух была обижена на директора и всех сотрудников компании. Не знаю уж, по какой причине. Заочно обиделась и на меня. Она встретила меня фразой: “Вот еще! Буду я какой-то девочке с улицы дела передавать… Не дождетесь!”»

«Когда я вышла на работу, прошлого главбуха уже уволили. Акт приема-передачи дел пришлось оформлять самой. Составляла перечень папок, которые попадались на глаза или имелись в помещении. Как потом выяснилось, главбух удалил и уничтожил все, что смог. Поэтому мне пришлось восстанавливать все с нуля».

Что выяснить об учете и отчетности

Корректны ли данные в учетной программе? Выяснить, совпадают ли данные в бухгалтерской базе и в сданной отчетности. Например, заново сформировать в программе декларации и сопоставить показатели.
Правильно ли составляли первичку? Посмотреть, совпадает ли форма документов с утвержденной в учетной политике. Провести хотя бы выборочную проверку документов текущего года. Правильно ли заполнены первичные документы.
Везде ли расписался главбух? Проконтролировать, есть ли подписи в первичке, бухгалтерских и налоговых регистрах, журналах, книгах. Часто регистры и выданные счета-фактуры даже не распечатывают. Если эти документы потом потребуют на камералке, придется оформлять дубликат.
Сообщить руководителю о результатах экспресс-проверки. Если ошибок много, убедить провести сплошную аудиторскую проверку.
Как принимали дела на новой работе ваши коллеги

«Предыдущий бухгалтер сдала часть деклараций с нулями, хотя у организации была солидная выручка. На мой вопрос, почему отчетность нулевая, получила ответ: “Нужно было сдать в срок. Потом бы сделала правильную и отправила”. Исправлять предыдущий бухгалтер ничего, конечно же, не стала».

«К нам пришла выездная проверка из ФСС. Мне пришлось доделывать работу за предыдущего главбуха. Задним числом составляла приказы, оформляла договоры, заполняла больничные листы. А все из-за того, что дела не передавались соответствующим образом».

Как провести инвентаризацию

Проверить, отражены ли итоги последней инвентаризации имущества. Если есть возможность, провести полную инвентаризацию на момент передачи дел.
Провести инвентаризацию кассы и расчетного счета. Составить акт и отразить в нем результаты.
Проверить дебиторскую и кредиторскую задолженность. Свериться с контрагентами, хотя бы с теми, у которых самые крупные остатки по расчетам.
Убедиться, что остатки по расчетам с бюджетом в учете отражены верно. Сверить данные со справкой о состоянии расчетов из налоговой.
Как принимали дела на новой работе ваши коллеги

«Когда я принимала дела, несколько позиций ТМЦ мне так и не показали. Сказали, что все лежит за коробками и нужно много передвинуть, чтобы их увидеть. Поверила на слово. А когда увольнялась, коробки отодвинули, а за ними нет ТМЦ. Недостачу повесили на меня».

«На новое место я устроилась перед годовым отчетом. Только приняла дела у директора, приходит требование на недоимку по прибыли за прошлые периоды. Смотрю в программе — долга нет. Пришлось параллельно с подготовкой отчетов поднимать декларации, документы, пересчитывать налог, чтобы понять, есть недоимка или нет».

О чем сказать в акте приема-передачи дел

Состояние бухгалтерского и налогового учета Соответствует ли учет положениям учетной политики? Перечислить найденные ошибки и несоответствия.
Учет кассовых операций и денег на счетах Соответствует ли требованиям законодательства? Как хранятся деньги? Приложить акт инвентаризации.
Товарно-материальные ценности На момент передачи дел инвентаризация проводилась? Остатки материальных ценностей проверены?
Расчеты с контрагентами В перечне дебиторской и кредиторской задолженности пометить непроверенные или недостоверные данные.
Документы Правильно составлены? Как и где их хранят? Приложить опись принятых документов, перечислить отсутствующие.
Остатки на счетах Отметить непроверенные или недостоверные данные. Приложить оборотно-сальдовую ведомость, которую составили на момент передачи дел.
Как принимали дела на новой работе ваши коллеги

«Предыдущий бухгалтер не передала мне переписку с налоговой. Выбросила. В итоге мы пропустили сроки по ответам на требования и по оплате недоимки. Налоговики заблокировали счета. Потом все решили, но нервы инспекторы нам потрепали».

«Случай был запущенный. У моей предшественницы все отчеты и первичка умещались в одной тоненькой папочке. На мои вопросы по поводу правильности отражения операций в учете она отвечала: “Но ведь это не влияет на прибыль”. Эта фраза стала для меня крылатой».

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг.

Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.

Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/236718-predydushchiy-glavnyy-buhgalter-otkazalsya-peredavat-dela

Смена главного бухгалтера и передача дел + акт передачи документов

Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о смене главного бухгалтера в организации.

Сегодня вы узнаете:

  • Как подготовиться к смене главбуха;
  • Как организовать передачу ответственности;
  • Кого необходимо уведомить об изменениях.

Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.

Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

  • Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
  • Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
  • Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен. За это время руководителю предстоит не только найти замену главбуху, но и выпустить приказ, провести проверку всех бумаг, а также инвентаризацию.

Передача дел главного бухгалтера

Законодательно процедура передачи дел при увольнении главбуха никаким образом не закреплена, и на каждом предприятии вырабатывается своя последовательность.

Но чаще всего она не сильно отличается от стандартной схемы:

Этап 1.Руководитель издает приказ, содержащий:

  • причина смены главного бухгалтера;
  • перечень полномочий должности, передаваемой новому сотруднику;
  • ответственные лица и прочие (даже сторонние) участники процедуры;
  • сроки, в которые надлежит передать все полномочия;
  • срок закрытия учетных процессов (согласно срокам налоговой отчетности).

Этап 2. Бухгалтер завершает текущие учетные процессы:

  • делает требующиеся бухгалтерские записи;
  • сдает в налоговую отчетность;
  • готовит первичные документы;
  • все бумаги подшиваются.

Сроки, отведенные на все учетные процессы, фиксируются в приказе директора. Но в любом случае процесс не может затянуться дольше, чем на две недели.

Этап 3. Проводится инвентаризация финансовых средств.

Это обязательная практика при увольнении материально ответственных сотрудников, даже если с ними не был заключен договор о подобной ответственности. Основание для проверки – статья 12 Закона о бухучете.

В крупной организации затруднительно проверить все имущество, поэтому можно провести выборочную инвентаризацию:

  • доходов и расходов фирмы;
  • вложений;
  • дебетовой и кредиторской задолженностей.

Документ с итогами инвентаризации подписывается в трех экземплярах. Один остается в бухгалтерии, остальные подшиваются к экземплярам акта приема-передачи старого и нового сотрудников.

Этап 4. Проверяется состояние бухгалтерии: учредительные документы, акты проверок и так далее.

Полностью проверить состояние бухучета можно с помощью аудиторских компаний.

Проверку документов при смене главного бухгалтера может осуществить руководитель, сам бухгалтер, сторонние аудиторы или новый бухгалтер. Последнему особенно сложно не растеряться.

Ему необходимо знать, что именно нужно проверять:

  • учредительные документы;
  • учетная политика компании, документооборота;
  • оформление первичных документов;
  • отчетность – содержание, оформление, подписи, отметки о приеме;
  • расчетные документы, банковские выписки;
  • итоги инвентаризации;
  • акты проверок за 3 года;
  • данные о недостачах.

Этап 5. В свободном виде формируется акт приема-передачи, отражающий положение дел в организации на дату передачи полномочий.

  • Скачать образец акта приема-передачи дел

Его подписывают бывший бухгалтер и лицо, принимающее его полномочия.

После подписания всеми сторонами акта передачи, старый сотрудник прощается с должностью, а новый официально выходит на работу.

Стандартный акт содержит следующие пункты:

  • реквизиты участников процесса;
  • сроки;
  • номер приказа о передаче полномочий сотрудника;
  • полный список переходящих документов;
  • характеристики бухгалтерии;
  • реквизиты бланков отчетности;
  • описание финансового учета (кассы, чековые книжки, банковские счета);
  • система учета расчетных операций (банковские выписки);
  • номер последней доверенности на получение материальных ценностей;
  • порядок расчета с работниками.

Минимальный вариант акта передачи содержит лишь перечень принимаемых обязанностей бухгалтера, но лучше перестраховаться и включить туда также дополнительную информацию, остатки по счетам. Далеко не все возможно усвоить на слух, поэтому акт должен содержать все сведения, необходимые для ведения баланса.

После передачи документов новый главбух официально полностью вступает в должность и принимает на себя ответственность. Но возможны ситуации, когда некоторое время в организации продолжают трудиться два бухгалтера. В таком случае разграничение их обязанностей и сроки совместной работы указываются в приказе руководителя.

Ответственность бывшего бухгалтера

Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.

Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.

Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.

Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:

НарушениеШтраф
Нарушение правил работы с наличными деньгами, кассой4000-5000 руб.
Нарушение отчетности по валютным операциям4000-5000 руб.
Нарушение норм предоставления статистических данных3000-5000 руб.
Ведение деятельности без регистрации в налоговой2000-3000 руб.
Несоблюдение сроков подачи налоговой декларации300-500 руб.
Искажение в отчетности сумм более чем на 10%2000-3000 руб.

Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

Согласно статьям ТК РФ номер 238 и 241: Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

  • Если действовало соглашение о полной материальной ответственности, виновному придется оплатить возмещение в полном объеме;
  • Не ответственный материально сотрудник возмещает ущерб не более своей средней заработной платы.

Кого уведомлять при смене главного бухгалтера

Законодательство РФ не обязывает сообщать в налоговую службу или другие государственные органы о смене главного бухгалтера в организации. Особое уведомление в налоговую подается только при изменении директора.

Но если при сдаче отчетности главбух подписывал ее своей электронной цифровой подписью, то необходимо сообщить в ИФНС о смене ответственного лица и предоставить доверенность на нового сотрудника, в случае необходимости. Тем более что многие отделения налоговых служб настойчиво требуют оповещать их в подобных ситуациях.

В случае, если операции по расчетному счету велись с применением двух подписей: Директора и Главного бухгалтера, то обязательно следует сообщить о смене главбуха в банк. Последствие невыполнения неприятное – все денежные операции компании будут приостановлены.

Пакет прилагаемых документов нужно уточнить в банке.

Он может отличаться, но в основе всегда лежат:

  • копии внутренних документов фирмы, подтверждающих смену сотрудника;
  • банковская карточка с образцом подписи нового сотрудника, получающего доступ к банковским операциям от лица компании;
  • ксерокопия паспорта нового бухгалтера;
  • сопроводительное письмо.

Все копии документов заверяются директором предприятия: Ф.И.О., подпись и пометка «копия верна».

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/smena-glavnogo-buhgaltera/

Акт передачи дел бухгалтера: образец заполнения, типовой бланк, форма

Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать

Уход бухгалтера – не катастрофа для компании, но если его не оформить правильно, то это может принести некоторые проблемы. Поэтому бухгалтеру при увольнении необходимо передать свои дела специально оформленным актом.

Что такое акт передачи дел бухгалтера

Должность главного бухгалтера является ключевой в финансовом управленческом блоке компании, и его увольнение не должно сказаться на бухгалтерской отчетности фирмы. Поэтому при смене бухгалтера требуется передача дел, оформленная актом.

Нормативное регулирование

Требования и форме акта на законодательном уровне отсутствуют, поэтому при его составлении надо придерживаться норм:

  • Закона о бухучете (402-й ФЗ).
  • Устава фирмы.
  • Внутренних нормативных документов (приказов, распоряжений, правил ведения документооборота).

Кем и для чего составляется

Акт составляется бухгалтером, сдающим свои дела, и подписывается принимающим. Он должен подтвердить, что находящиеся на балансе документы, бухгалтерская отчетность и денежные средства предприятия на момент передачи новому сотруднику находятся в полном порядке. При его составлении следует учесть что:

Виды и особенности

При передаче дел главного бухгалтера может возникнуть две ситуации, каждая из которых имеет свои особенности и требует отдельный вид акта:

  1. Если сменщик уже найден, то акт оформляется с его подписью, и заверяется директором компании.
  2. Если после увольнения вакансия главбуха остается свободной, то дела передаются одному из сотрудников бухгалтерии, означенным в приказе, либо самому директору фирмы. Они и подписывают акт со стороны компании.

Необходимые сведения

Сведения, необходимые для составления акта передачи это:

  • Устав, учредительный договор, регистрационные документы.
  • Сведения и документы по организации бухучета.
  • Регистры по налоговому и бухгалтерскому учетам.
  • Отчетность по бухгалтерским, налоговым и финансовым документам.
  • Приказ по инвентаризации, плюс акты или описи.
  • Отчеты по налоговым сверкам и проверкам.
  • Сведения, касающиеся учета основных средств.
  • Сведения, касающиеся учета ТМЦ.
  • Сведения по учету и движению денежных средств.
  • Сведения по учету трудовых отношений с сотрудниками, их рабочего времени и оплаты труда.
  • Отчеты по авансовым суммам.
  • Договора и акты сверок с партнерами. Накладные, акты работ или услуг.
  • Доверенности, справки, путевые листы.
  • Доверенности с бланками строгой отчетности.
  • Сведения по учету займов и нематериальных вложений.

Структура

Акт должен состоять из нескольких смысловых блоков:

  • Начинается с информационного блока: место подписи директора, дата передачи, обоснование (номер приказа) полные инициалы участников процедуры.
  • Затем идет перечень передаваемого имущества, включающий: документы, папки, чековую книжку, печать, ключи от сейфа.
  • И подписи уходящего бухгалтера и его сменщика, подтверждающие состоявшуюся передачу дел.
  • Акт должны дополнять приложения с описью документов в папках и актом инвентаризации денежных средств и задолженностей компании.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

Составляется акт передачи следующим образом:

  • Дата подписания акта определяется приказом директора.
  • Предварительно проводится инвентаризация финансов компании (касса, остатки на р/с).
  • Затем последовательно проверяется состояние дел по бухучету.
  • Организация бухучета и учета денежного оборота фирмы.
  • Учет ОС, НМА и производственных запасов.
  • Учет расчетов фирмы с контрагентами.
  • Состояние бухгалтерско-финансовой отчетности.
  • Перечень имеющейся документации и ее сохранность.
  • После проведения сверки составляется акт передачи с фактически установленными данными. Если уходящий бухгалтер отказывается подписать данный акт, это фиксируется соответствующим актом, и назначается комиссия по проверке состояния бухучета.
  • После подписания акта обоими сотрудниками оба экземпляра утверждаются директором.
  • Один передается уволенному бухгалтеру, а второй регистрируется по внутреннему документообороту и направляется в архив.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером, расскажет видео ниже:

Бланки и образцы

Единой формы бланка акта передачи дел для бухгалтера не существует. Поэтому компания должна сама разработать подходящую ее форму и утвердить ее для внутреннего документооборота.

https://www.youtube.com/watch?v=xYOfchPFVH8

Образец акта передачи дел для бухгалтера

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/akty/priem-peredacha/del-buhgaltera.html

Передача дел при смене главного бухгалтера

Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать

Что делать, если ваш главный бухгалтер увольняется или, к примеру, уходит в декретный отпуск? Какие дополнительные документы, кроме обязательных (кадровых), необходимо составить? Как и кому нужно передать дела, которые находятся в ведении бывшего главного бухгалтера, и какие при этом выполнить действия? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной консультации.

Общие положения

Зачастую работник заранее сообщает о намерении покинуть должность. Так, при увольнении он предупреждает работодателя за две недели, приблизительная дата ухода в декретный отпуск также обычно известна работнице.

Возможно, главный бухгалтер собирается занять другую должность на предприятии (например, финансового директора)? Но и тогда перевод не будет осуществлен спонтанно. Дата выхода главного бухгалтера на пенсию тоже будет запланирована.

Таким образом, есть время выполнить все необходимые действия.

На сегодня обязанность главного бухгалтера при уходе составлять акт приемки-передачи дел и/или документации законодательно не установлена.

Однако рекомендуем провести данную процедуру, ведь правильное оформление документации при передаче дел важно и для передающей, и для принимающей стороны.

Также по решению руководителя предприятия может быть проведена аудиторская проверка в соответствии с Законом № 3125.

В первую очередь необходимо определить, кто будет принимать дела у главного бухгалтера, который увольняется. В идеале это должен быть работник, который в дальнейшем займет данную должность. Но это не всегда возможно, например, если подходящая кандидатура еще не найдена. Тогда дела нужно передать директору предприятия, поскольку в соответствии с ч. 2 ст.

8 Закона № 996 организация бухгалтерского учета на предприятии относится к компетенции собственника либо уполномоченного органа (должностного лица). При такой передаче дел (от главбуха – директору) после оформления нового работника можно составить аналогичный акт приемки-передачи дел от директора предприятия новому главному бухгалтеру (по усмотрению сторон).

Порядок действий при передаче дел

Алгоритм действий при смене главного бухгалтера может быть примерно следующим.

Этап 1. Проведение внеплановой инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации регулируется Положением № 879. Так, в соответствии с п. 4 разд. І этого документа объект инвентаризации, ее периодичность и сроки проведения определяются руководителем предприятия либо уполномоченным органом, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Случаи обязательной инвентаризации перечислены в п. 7 разд. І Положения № 879, при этом смена главного бухгалтера к таковым не относится. Однако на практике рекомендуется все-таки провести данную процедуру во избежание неприятных ситуаций после ухода предшественника.

Также обратите внимание, что смена материально ответственного лица (например, бухгалтера-кассира) служит основанием для обязательной инвентаризации.

Поэтому, если на предприятии главный бухгалтер одновременно является и бухгалтером-кассиром, внеплановая инвентаризация проводится в обязательном порядке.

Для этого руководитель предприятия издает приказ (см. образец 1).

Порядок проведения инвентаризации таков:

  • создание инвентаризационной комиссии;
  • выполнение подготовительных действий (завершение обработки документов, касающихся движения активов; определение остатков по состоянию на дату инвентаризации; формирование последних на момент инвентаризации реестров приходных и расходных документов либо отчетов о движении активов);
  • непосредственно проведение инвентаризации (наличие и состояние активов проверяется путем подсчета, взвешивания либо обмера);
  • подведение итогов инвентаризации (комиссия составляет протокол по результатам инвентаризации, который утверждается руководителем предприятия).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/20523-0

Образец 1

Приказ
о проведении внеплановой инвентаризации

В связи с увольнением главного бухгалтера ООО «Свет» Петровой Раисы Семеновны с 01.08.16 г. с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести внеплановую инвентаризацию денежных средств, бланков строгой отчетности, товарно-материальных ценностей, а также основных средств и нематериальных активов.

2.

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-dokumentooborot-2-peredacha-del-pri-smene-glavnogo-buxgaltera

Право граждан
Добавить комментарий