Должностная инструкция менеджера по документообороту

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Должностная инструкция менеджера по документообороту

1.1. Ведущий специалист по документообороту относится к категории руководителей среднего звена.

1.2. На должность ведущего специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

1.3. Назначение на должность ведущего специалиста по документообороту и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению

1.4. Ведущий специалист по документообороту в своей деятельности руководствуется:

– Правилами внутреннего трудового распорядка;

– Инструкцией (положением) о секретариате компании;

– Положением о документообороте компании;

– Положением по работе с конфиденциальной информацией;

– Положением о персонале;

– настоящей должностной инструкцией;

1.5. Ведущий специалист по документообороту должен:

– знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и, в частности, деятельности секретариата; положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу организации в области документооборота и секретариата; а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– соблюдать правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив организации и в государственные архивы;

– знать организационную структуру, руководящий состав организации и ее структурных подразделений, специализацию деятельности организации;

– учитывать специфику работы с документами в связи с отраслевой принадлежностью организации;

– применять современные методы оформления и обработки документов;

– владеть английским языком (уровень не ниже “________________”); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования; отлично владеть навыками составления протокола;

– владеть навыками работы с компьютером: программы – MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, Е-mail;

– знать и соблюдать правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС – не менее “___” внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон);

– знать схемы документооборота;

– соблюдать порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

– соблюдать сроки и порядок сдачи дел в архив;

– системы организации контроля исполнения документов;

– уметь пользоваться оргтехникой и другими средствами механизации управленческого труда;

– знать основы экономики, организации производства, труда и управления;

– знать законодательство о труде и охране труда;

– соблюдать правила эксплуатации вычислительной техники;

– соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты работодателя;

– осуществлять финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности;

– участвовать в составлении планов, направленных на обучение подчиненного персонала;

– применять системы мотивации.

1.6. Ведущий специалист по документообороту подчиняется непосредственно

1.7. На время отсутствия ведущего специалиста по документообороту (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.

2. Должностные обязанности

Ведущий специалист по документообороту обязан:

2.1. Организовывать работу документооборота организации и работу секретариата и архивной службы компании, распределять нагрузку среди подчиненных сотрудников, вести финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата.

2.2. Обеспечивать контроль документооборота организации (бумажного и электронного), своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию, контролировать ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления; обеспечивать хранение печатей компании.

2.4. Планировать работу секретариата: представлять на согласование и утверждение планы работы секретариата, организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение и т.д.

2.5. Участвовать в совершенствовании (создании, разработке) инструкции по ведению делопроизводства и во внедрении ее новых положений; создавать единую систему документооборота (ЕСДО) в организации (электронного и бумажного ДО), разрабатывать иные документы, регламентирующие деятельность организации в области документооборота.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании; проводить контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив; готовить справки о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке совещаний и собраний, организовывать их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Вести базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей (государственную, коммерческую и служебную) тайну.

2.14. Выполнять поручения руководства компании.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Вести финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетенции.

2.17. Разрабатывать систему мотивации подчиненного персонала.

2.18. …

3. Права

Ведущий специалист по документообороту имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению деятельности документооборота, на рассмотрение руководителя секретариата – предложения по улучшению форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение руководителя секретариата предложения о поощрении работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.

3.8. …

4. Ответственность

Ведущий специалист по документообороту несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

4.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

4.3. Причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Наименование должности руководителя структурного подразделения
ПодписьРасшифровка подписи
Визы согласованияс заинтересованнымидолжностными лицами(при необходимости)
С инструкцией ознакомлены:
Наименования должностей работниковПодписиРасшифровки подписей
Даты
В дело № 00-00Подпись Дата

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1086010-qqss-16-m8-doljnostnaya-instruktsiya-vedushchego-spetsialista-po

Специалист по документообороту – должностная инструкция

Должностная инструкция менеджера по документообороту

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности специалиста по документообороту

Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации.

Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту.

Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

Общие сведения о профессии специалист по документообороту

Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте.

В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

  • при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
  • при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
  • на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

  • грамотно сформулировать название должности;
  • предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
  • сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

  • высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
  • стаж аналогичной работы от полугода.

Соискатель должен знать:

  • систему организации делопроизводства;
  • схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
  • организационную культуру и нормы делового этикета;
  • правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
  • структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
  • порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
  • правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.

От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

  • правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
  • Уставом хозсубъекта;
  • локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
  • административным распоряжениям и приказам;
  • ПВТР;
  • разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту

В течение рабочего дня специалист обязан:

  • принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
  • сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
  • подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
  • согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
  • разрабатывать номенклатуры дел;
  • проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
  • контролировать своевременность подшивки документов в дел;
  • оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
  • проводить информационно-справочную работу;
  • обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
  • создать удобную и эффективную поисковую систему;
  • составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
  • подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
  • выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.

Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:

  • игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
  • игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
  • саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

Права менеджера по работе с документацией

Данный работник вправе:

  • запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
  • доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
  • получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.

(5 голос., 4,40 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-spetsialista-po-dokumentooborotu.html

Должностная инструкция

Должностная инструкция менеджера по документообороту

1.1. На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо:

1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;

2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

1.2. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:

1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;

2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;

3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

5) основы документооборота и документационного обеспечения;

6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

8) структуру организации;

9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;

10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

11) нормы этики и делового общения;

12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

14) Правила внутреннего трудового распорядка;

15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

1.3. Специалист по кадровому делопроизводству должен уметь:

1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;

2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;

4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;

6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;

8) разрабатывать проекты кадровых документов;

9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;

11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

13) вести деловую переписку;

14) соблюдать нормы этики делового общения;

15) ……… (другие навыки и умения)

1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.6. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

2) ведение документации по учету и движению кадров;

3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;

2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);

3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;

2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;

3) проводит сбор и проверку личных документов работников;

4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;

6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;

7) ведет учет рабочего времени работников;

8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;

2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;

4) осуществляет подготовку:

– по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

– уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;

– информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:

– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

– за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

– за причинение ущерба организации – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта “Специалист по управлению персоналом”, утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения)

Источник: https://classinform.ru/dolzhnostnye-instruktsii-profstandart/dolzhnostnaya-instrukciya-spetcialista-po-kadrovomu-deloproizvodstvu.html

Должностная инструкция электронный документооборот

Должностная инструкция менеджера по документообороту

Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.

4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90). 4.

5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.

6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.

Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов распоряжений и постановлений главы улуса. 2.2.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

УТВЕРЖДАЮДиректор по экономике П.П. БезденежныхОАО «Трест» П.П. Петров » » 2018 г. Должностная инструкцияспециалиста по работе с документамиОАО «Трест» 1.
Общие положения 1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность специалиста по работе с документами административного отдела ОАО «Трест» (далее предприятие).

1.2 На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Внимание

Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5.

Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7.
Выносить на рассмотрение административного директора и управляющего директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность:

4.1.

Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

3.

Права

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение управляющего директора, административного директора и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3.

А это «завтра» наступит – и гораздо быстрее, чем можно предполагать: ведь СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже начали понимать это.

На заметку!

Соблюдать инструкцию по электронному документообороту намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это экономия времени, которое освободится для других рабочих процессов.

В случае если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее еще более очевидна: нужно объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить.

С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3.

С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5.
С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

5.6.

Предназначен для хранения файлов любого типа. Как правило, обладает большим объемом дискового пространства.

Документ-сканеры — предназначены для быстрого сканирования большого количества входящих бумажных носителей, для работы в составе СЭД и построения электронных архивов. Документ-сканеры отличаются крайне высоким быстродействием, устойчивостью к постоянным нагрузкам, наличием интегрированных систем оптимизации процессов оцифровки.

При сборе материала для будущей инструкции требуется учесть следующее:

  • виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений.

Важно

Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства.

6 Ответственность

6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Рублев Согласовано: Начальник юридического отдела С.С.
Сергеев Начальник отдела кадров И.И. Иванов Ведущий инженер по СМК В.В.

Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела. 1.

5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией. 1.

6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется: — законодательными актами РФ; — приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора; — инструкцией по делопроизводству и работе архива; — установленными на предприятии нормами и правилами; — Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия; — настоящей должностной инструкцией и трудовым договором; — положением об административном отделе.
А это – время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов.

Ну а если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее очевидна: нужно познакомить и объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе.

Разработка инструкции

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД.

Источник: http://zakon02.ru/dolzhnostnaya-instruktsiya-elektronnyj-dokumentooborot/

Специалист по документообороту, делопроизводитель: обязанности, навыки, должностная инструкция

Должностная инструкция менеджера по документообороту

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Важно

Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

  • в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
  • во время собеседования с претендентом на должность;
  • в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

  • Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
  • Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
  • Правила уничтожения документов и ревизии.
  • Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
  • Технику безопасности.
  • Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
  • Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
  • Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
  • Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

  • среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
  • стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

  • ПВТР.
  • Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
  • Уставом предприятия.
  • Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
  • Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
  • Приказами и распоряжениями администрации компании.

Важно

С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

  • Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
  • Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
  • Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
  • Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
  • Разрабатывать номенклатуры дел.
  • Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
  • Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
  • Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
  • Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
  • Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
  • Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
  • Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
  • Передавать с описью документы на хранение в архив.
  • Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

  • За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
  • За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
  • За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

  • Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
  • Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
  • Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Источник: https://finach.ru/specialist-po-dokumentooborotu-dolzhnostnye-objazannosti-i-prava/

Право граждан
Добавить комментарий