Как правильно вшить вкладыш

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Как правильно вшить вкладыш

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – частый вопрос, которым задаются кадровые работники, ИП, или руководители организаций, в которых нет отдела кадров. О том, какими нормативными актами предусмотрена необходимость подшивки вкладыша в трудовую книжку, и как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, расскажем в публикации.

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п.

38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка.

Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.

Вкладыш не может быть произвольной формы, как и трудовые книжки. Форма утверждена Постановлением № 225. Использовать другие формы нельзя, в противном случае все сведения, указанные во вкладыше произвольной формы признаются не вписанными.

Фактически вкладыш повторяет содержание книжки. В нем содержатся два раздела:

  • раздел сведений о работе на 8 разворотах;
  • раздел сведений о награждениях на 9 разворотах.

Без трудовой книжки документ действительным не признается. Если книжка закончилась, в ней должен быть проставлен штамп с указанием того, что вкладыш выдан, его серия и номер.

Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.

Вкладыш требуется именно вшить. Приклеивать, вкладывать, закреплять на скрепку, его нельзя. Данное требование содержит п. 38 Правил № 225.

Если не подшить вкладыш, он признается недействительным. После окончания какого-либо из разделов в трудовой книжке обязательна подшивка в нее вкладыша.

Как подшить вкладыш в трудовую книжку?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку не указано ни в Правилах № 225, ни в ином нормативном акте. Можно сделать вывод, что порядок подшивки может быть произвольным. Несмотря на это, при подшивке следует соблюдать ряд рекомендаций.

  1. На лицевой части вкладыша указывается информация о трудящемся, в частности: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, дата заполнения. Кроме того, есть место для подписи сотрудника и печати организации. Рекомендуется перед подшивкой заполнить все необходимые поля, поскольку это гораздо удобнее, чем заполнять их после.
  2. Вкладыш рекомендуется вшивать в конце трудовой книжки, а не после оконченного раздела, для удобства.
  3. Для подшивки можно использовать следующий набор инструментов: нитки, ножницы, шило, иголку.
  4. Как вшить вкладыши в трудовую книжку аккуратно? Необходимо раскрыть вкладыш и книжку посередине, отступить от верхних и нижних краев вкладыша и книжки по одному сантиметру, проделать в них дырки, приложить друг к другу, прошить нитками. Концы нитки связываются с наружной стороны подшитых документов.
  5. Требований к наклейке заверительной надписи законодательство не содержит (как и иных требований). Мы рекомендуем ее не делать, поскольку без нее подшитый документ будет выглядеть более эстетично. Если есть желание, заверительную надпись можно поставить. Для этого на узелок ниток наклеивается бумажный листок, на котором указывается «Прошито» и проставляется подпись сотрудника, который сшивал документы. Некоторые ставят сургучную печать, но это скорее исключение, чем правило, и без необходимости делать этого не следует.

Как прошить вкладыш в трудовую книжку и не допустить типичных ошибок?

Многие при подшивке вкладыша к книжке и его заполнении допускают распространенные ошибки.

  1. Вопреки требованиям Правил № 225 не вшивают вкладыш, а вклеивают его.
  2. Не используют официальный бланк, а вклеивают или вшивают обычные листы.
  3. Заводят новые трудовые книжки вместо подшивки вкладыша.
  4. Не ставят в книжке штамп о том, что выдан вкладыш, а заполняют данную информацию от руки, либо вообще не заполняют.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — видео

Чтобы правильно подшить вкладыш, можно просмотреть видео, находящееся в открытом доступе на сайте . В нем содержится исчерпывающая информация о том, как вшить вкладыши в трудовую книжку.

***

Таким образом, вкладыши в книжку необходимо вшивать с помощью ниток, а в книжке указывать, что был выдан вкладыш. Чтобы сделать все правильно, можно воспользоваться указанной в статье информацией.

Источник: https://zakoved.ru/trudovaya-deyatelnost/kak-pravilno-vshit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2019 | как оформить

Как правильно вшить вкладыш

Каждый кадровик сталкивается с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчиваются свободные страницы. Собрали всю полезную информацию о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку и как его оформить, чтобы не придрался инспектор ГИТ.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Каждый кадровик сталкивался с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчивались свободные странички.

Неопытный работник в этом случае может допустить три серьезные ошибки – завести новую трудовую книжку в продолжение старой, начать подклеивать в заполненный документ дополнительные листы или вносить сведения о работе в раздел сведений о награждениях.

И то, и другое – категорически запрещено. Поступая таким образом, отдел кадров не только подставляет себя под законные штрафные санкции, но и создает большие проблемы владельцу документа.

Если трудовая книжка закончилась, а необходимость вносить в нее записи сохранилась, выход только один – оформить вкладыш в трудовую книжку. Ничего сложного в этой процедуре нет, однако, оформить ее нужно по всем правилам.

У некоторых людей послужная деятельность может быть очень обширной и им понадобится не один вкладыш – законодательно их количество не ограничено. А о том, сколько трудовых должно быть в запасе у кадрового специалиста, читайте в статье журнала “Справочник кадровика”.

Алгоритм заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году:

Шаг 1. Кадровик обнаружил, что свободные листы в документе закончились, и сразу сообщил об этом сотруднику.

Шаг 2. Владелец книжки пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать бланк вкладыша в трудовую книжку. В ответ на это директор издает распоряжение о выдаче бланка, оговаривая, за счет каких средств он будет оплачен.

Скачать образец >>>

Шаг 3. Выдается бланк, при этом ответственный сотрудник фиксирует этот факт в Книге движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Шаг 4. Приступаем к заполнению. При заполнении вкладыша в трудовую книжку в 2019 году ориентируемся на общие правила заполнения трудовых книжек. На титульном листе обозначаем ФИО владельца, причем, если в основном документе были изменения в этой части, то во вкладыше прописываются обновленные данные. То же касается образования и специальности.

Дата заполнения никак не связана с датой заведения книжки, фиксируется фактический день, когда заполнялся документ. Ставятся подписи владельца и ответственного сотрудника отдела кадров. Заверяется печатью организации.

► Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями

Шаг 5. В основном документе проставляется штамп «выдан вкладыш» с указанием его реквизитов. Правилами ведения трудовых книжек не установлено, в каком именно месте ставится эта отметка, но логично предположить, что удобнее всего сделать ее на внутренней стороне обложки.

Шаг 6. Внесение сведений о работе ничем не отличается от той же процедуры в трудовой книжке.

Но есть один момент, который может вызвать затруднения – это последняя запись в основном документе, которая не помещается полностью на последней страничке.

В таком случае ее просто нужно продолжить во вкладыше, даже если предложение будет разделено на два документа; пустых строк в бланке трудовой оставаться не должно.

Если в дальнейшем будут меняться основные сведения о сотруднике, новую информацию необходимо будет внести в оба документа.

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку является ее продолжением, а следовательно, нумерация записей в нем должна продолжать нумерацию, начатую в основном документе. Если начать нумерацию в дополнении заново – бланк будет считаться испорченным и недействительным. В случае, если промежуточная запись разделена на два документа допустимо во вкладыше проставить тот же её номер, что и в трудовой.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Два главных правила

1. Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Поэтому он обязательно должен быть к ней надежно прикреплен во избежание утери.
2. Вшивать вкладыш в основной документ нужно после его заполнения.

В законодательных актах не уточняется, в какое именно место вшивается дополнение, но будет разумным предположить, новый документ начинается там, где заканчивается старый.

Таким образом, сохранится хронология, и дальнейшее заполнение будет удобным.

Вшивание вкладыша в трудовую книжку в 2019 году осуществляет сотрудник кадровой службы, и сложности этот процесс не представляет. Процедура обычно такова:

  • открыть трудовую на последней странице перед обложкой;
  • открыть вкладыш на срединном развороте;
  • сделать в обоих документах по два отверстия;
  • сшить их между собой суровой ниткой несколько раз для прочности скрепления
  • связать концы ниток в середине вкладыша.

Как исправить ошибки

От ошибок никто не застрахован, и если на этапе заполнения бланка была допущена неточность, его необходимо заменить. Вносить исправления не допускается.

Испорченный бланк списывается и уничтожается, о чем составляется соответствующий акт (причем номер утилизированного документа нужно вырезать и вклеить в журнал учета), и заводится новый вкладыш. Именно поэтому, предусматривая возможность ошибки, рекомендуется не подшивать документ до его полного правильного заполнения, а также не проставлять штамп заранее.

Если неточности будут допускаться во время заполнения основной части приложения, исправлять их следует по аналогии с трудовой книжкой, делая пометку о том, что запись недействительна.

Действия при ошибочной выдаче вкладыша в трудовую книжку

После того как вкладыш будет изъят из документа, необходимо внести исправления в трудовую книжку. Напомним, что зачеркивания в этом документе не допускаются. Любые исправления следует сопровождать пояснительными пометками.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать отметку о том, что вкладыш был оформлен ошибочно.

По аналогии с такими пояснениями пункт следует заверить личной подписью лица, производящего исправления, и указать дату внесения исправлений.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку работника

Покупать вкладыш в трудовую книжку работника может только его работодатель. Этот документ, как бланк строгой отчетности, приобретается у предприятия «Гознак», либо у его лицензированного представителя. Занимается закупкой бланков ответственное лицо (чаще всего, бухгалтер или кадровик), имеющее доверенность от директора.

Закупленные формуляры принимаются на баланс как материальные ценности, фиксируются в приходно-расходную книгу с указанием номеров и по мере надобности передаются в отдел кадров под расписку. Очевидно, что к вопросам закупки, хранения и использования вкладышей нужно подходить со всей серьезностью.

Не стоит принимать от работников приобретенные ими самостоятельно формы, при выявлении их недействительности (иногда спустя годы) кадровику придется нести ответственность за нарушение и решать множество проблем с восстановлением вкладыша.

В распоряжении кадровой службы всегда должны быть несколько чистых бланков, поскольку зачастую они требуются срочно; бывает, что у сотрудника (например, при увольнении) нет времени ждать, когда подойдет срок очередной закупки. Ответственный сотрудник отдела кадров обязан ежемесячно предоставлять в бухгалтерию отчет о расходовании бланков и необходимости их приобретения.

Несмотря на то, что покупает вкладыш в трудовую книжку работодатель, оплачивает его сам работник. Этот вопрос оговаривается на этапе издания приказа о выдаче документа. При начислении зарплаты служащему, из нее вычитается стоимость закупленного формуляра. В 2019 году это совсем небольшая сумма в пределах двухсот рублей.

Однако, в некоторых случаях с работника снимается эта обязанность и платит за бланк его работодатель. Это может быть, если:

  • наниматель потерял вкладыш и вынужден выдать дубликат;
  • наниматель испортил бланк при заполнении и вынужден использовать новый, дополнительный;
  • это предусмотрено коллективным договором или другими ЛНА.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1085052-17-m7-vkladysh-v-trudovuyu-knijku

Порядок заполнения вкладыша для трудовой книжки

Как правильно вшить вкладыш

На сегодняшний день редкость если человек долгое время, а тем более всю жизнь работает на одном месте. Новое место работы или новая должность каждый раз фиксируются в трудовой книжке. Однако этот документ имеет ограниченное количество страниц, которые в любой момент могут закончиться.

Чтобы работодатель мог осуществить внесение новой записи, нужно правильно вшить, а затем правильно оформить вкладыш, который вставляется в трудовую книжку. Какая инструкция есть в данном случае, и какие основные нюансы, будет рассмотрено далее в статье.

Что такое вкладыш для трудовой книжки?

Ведение трудовой книжки осуществляется для всех сотрудников на предприятии, выполняющих основную работу в течение срока более 5-ти дней. Порядок и форма, согласно которым происходит их заполнение, установлены в нормативных актах. Они следующие:

  • Правила, закрепленные Постановлением Правительства РФ № 225;
  • Инструкции, закрепленные Постановлением Минтруда РФ № 69.

Заполнение вкладыша или его дубликата также происходит на основании данных документов. Данное действие должно быть обязательным для официально работающих. Он позволяет расширить трудовую книжку, если в ней не хватает места для внесения новых записей, связанных с информацией о новом месте работы, о новой должности, либо в случае определенных поощрений и награждений.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Вшить вкладыш обязательно нужно правильно, руководствуясь инструкцией и установленным порядком действий. Занимается этим вопросом работник отдела кадров. Чтобы его вшить правильно, нужно выполнить определенные действия поэтапно:

  • Кадровик фиксирует отметку относительно выдачи. Она указывается на титульном листе трудовой книжки. Помимо этого здесь прописывается номер и серия бумаги, которую нужно будет вшить;
  • Осуществляется заполнение первого листа, основываясь на представленные документы;
  • Происходит процесс вшивания в установленные сроки, нарушение которых грозит штрафом.

Чтобы вшить вкладыш правильно обычно берется место между последней страницей трудовой и обложкой. Далее открытый посередине бланк прокалывается шилом и прошивается белой ниткой.

При этом концы ниток остаются в середине документа. Также важно помнить, что обложку ни в коем случае нельзя отрывать.

Это является грубым нарушением, за которое работодателю нужно будет выплатить штраф, а сотрудник может лишиться пенсии.

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним

Чтобы оформить эти документы нужно соблюдать инструкцию относительно порядка заполнения. Этапы при этом следующие:
Выдача бланка. Его приобретает работодатель, у которого работает сотрудник на тот момент, когда закончились чистые поля для указания новых записей.

У каждого вкладыша есть свой серийный номер, который позволят уберечь его от подделок. Приобретается бланк в специализированной типографии, после чего документ регистрируется в приходно-расходной книге.
Первичное оформление.

Первая страница должна содержать сведения о работнике, образец которых следующий:

  • ФИО работника;
  • его дата рождения;
  • информация об образовании;
  • профессия согласно образования;
  • дата заполнения;
  • фамилия кадровика.

Обязательно должна стоять подпись сотрудника, которая подтверждает факт подлинности информации.
Внесение записей. Образец того, как правильно оформить вкладыш соответствует порядку заполнения всех разделов документа, а именно указывается:

  • номер записи;
  • ее дата;
  • данные о приеме на работу или увольнении;
  • название, номер и дата документа.

В конце должна стоять подпись работодателя, а также штамп предприятия.

Как происходит выдача вкладыша для трудовой книжки?

Обязанность ведения трудовых книжек работодателем регламентируется ст. 66 ТК РФ. Опираясь на Порядок, установленный Минфином РФ, вкладыши обязаны приобретать работодатели у организаций, которые официально занимаются печатью этих документов. С ними работодатель предварительно заключает договор.

Документы также остаются на хранении у работодателя согласно установленных законом требований. Их выдача предусматривается после написания заявления уполномоченным лицом. При выдаче документа происходит уплата налога, а именно НДС. Никакие взносы при этом не предусмотрены.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без наличия трудовой не действителен, следуя п. 39 из Правил, а также информации, непосредственно указанной на этом документе. Следовательно, использовать его будет невозможно.

То есть, так как он не действителен, то нельзя вносить новые записи, это будет неправомерно.

В таком случае запрещено принимать на работу или осуществлять увольнение, вносить любого характера данные, включая поощрения или взыскания.

Таким образом, необходимо выполнять порядок, установленный для оформления и вшивания указанного документа. Неправильные действия влекут за собой выплату штрафа для работодателя, а для сотрудника – лишение пенсии.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (9 3,78 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/trudovaya-knizhka/poryadok-zapolneniya-vkladysha-dlya-trudovoj-knizhki.html

Как вшить в трудовую книжку вкладыш

Как правильно вшить вкладыш

К сожалению не вес кадровики и работодатели знакомы с ними, да и, по правде сказать, ознакомиться с ними весьма проблематично, ведь они не предусмотрены законом, однако существует четкий регламент, который должен соблюдаться и незнание его шагов не освобождает от ответственности. Поэтому, рассмотрим более внимательно данные этапы.

Многие вопросы, связанные с трудовыми книжками, к сожалению, законодатель не регламентирует. Это большая головная боль, как для сотрудников отдела кадров, так и для работодателей. Многие вопросы не освещены ни в Трудовом кодексе, ни в инструкциях для кадровиков, ни в правилах ведения и хранения трудовых книжек.

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)

  • Безвозмездно. Расходы в этом случае несет сам работодатель (пункты 44 и 48 Правил, утвержденных Правительством РФ, №225 от 16.04.2003).
  • Взимая с работника компенсацию, равную стоимости бланка в момент его приобретения (пункт 47 тех же Правил).
  • Компенсация части стоимости вкладыша работодателем, а оставшейся части – работником. Для этого потребуется особый приказ.
  • Нужно сделать проколы в самом вкладыше. Делать это следует шилом, чтобы не повредить книжку и сохранить ее внешний вид. Законодательство не регламентирует количество проколов. Для надежного скрепления лучше делать 4 или 5. Первый прокол делается посередине вкладыша, а уже потом проделываются остальные отверстия.
  • После этого вкладыш в развернутом виде прикладывается в ту часть трудовой книжки, куда он будет вшиваться. Делать проколы нужно аккуратно, чтобы не повредить бланки строгой отчетности и не сделать дырки в записях. Проколы должны располагаться у самого переплета.
  • Нитки вставляются в иголку. Лучше использовать толстые нитки, они не разорвутся, не сотрутся. После вкладыш пришивается к трудовой книжке. Количество стежков не ограничено. Пришивать следует так, как сшиваются внутренние приказы в отдельные книги. В конце нитка обрезается, а ее концы прочно привязываются. Это обеспечит прочное прилегание вкладыша к трудовой книжке. Кончики ниток необходимо обрезать.

Рекомендуем прочесть:  Как Отказаться От Социальной Карты

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя.

Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу.

Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее.

В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш.

Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Как вшить вкладыш в трудовую книжку, необходимо знать в первую очередь специалистам отделов кадров предприятий, так как дополненная таким образом книжка сотрудника должна не только соответствовать требованиям законодательства, но и быть удобной в использовании. О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, пойдет речь в этой статье.

Очевидно, что информация о том, как подшить вкладыш в трудовую книжку с фото, будет менее информативной, чем такие же данные с видео. Поэтому при наличии проблем, связанных с решением вопроса о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку, гораздо проще обратиться к видеоматериалам, которые подробно и наглядно покажут, как лучше завершить процедуру.

В частности, в п.39 Постановления №225 установлено правило обязательного внесения штампа о заведении вкладыша, но в то же время место штампа не оговорено, в связи с чем по сложившейся практике отметка о заведении оговоренного документа вносится в правый верхний угол титула.

Трудовая книжка является основным документом, отражающим хронологию трудового стажа, который может быть весьма обширным. В связи с чем, при окончании трудовой книжки и заводится вкладыш в книгу о труде, который, по сути, выполняет ту же функцию, что и трудовая книжка, но все же является ее продолжением, а не основным документом.

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку (образец)

Указанные выше Правила не предписывают, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку, как и не содержат более детального описания порядка его оформления. Следует помнить, что недопустимо просто вложить его в основной документ. Они должны быть сшиты и составлять единое целое.

Работодатель при каждом случае оформления вкладыша должен проставлять в трудовой книжке отметку о выдаче такого документа с указанием его серии и номера. Общее количество названных дополнений к трудовой книжке законом не нормируется и может быть неограниченным.

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку

Куда вшивается вкладыш в трудовую книжку? Вкладыш нельзя просто приложить к трудовой книжке — его нужно вшить, чтобы книжка и вкладыш образовали единое целое. Стоит иметь ввиду, что без трудовой книжки, отдельно, вкладыш недействителен.

Подшить вкладыш в трудовую книжку необходимо в конце – между последней страницей и задней обложкой. Титульный лист вшитого вкладыша необходимо заполнить в том же порядке, как заполнен титульный лист самой трудовой книжки.

Порядковые номера записей в прикрепленном вкладыше по каждому разделу не начинаются заново, а продолжают порядковую нумерацию в соответствующих разделах трудовой книжки.

Трудовая книжка – это основной документ, который содержит информацию о всей трудовой деятельности, стаже работника. Обязанность ведения книжек возложена на работодателя – в трудовую книжку должна быть внесена вся информация о трудовой деятельности работника: награждения за достижения в работе, переводы на другую должность и т.д.

Куда вшивать вкладыш в трудовой

По длительности вшивание 1 страницы (листа) может занять 15 минут, но и здесь есть ряд тонкостей, на которые следует обратить внимание. Далеко не все сотрудники отдела кадров знают о них, и в первую очередь это связано с отсутствием четкого закона с указанием правильного порядка действий.

  • Для начала следует проверить трудовую книжку и убедиться, что в ней действительно отсутствуют пустые страницы
  • После этого берется новый пустой бланк-вкладыш
  • Проводите регистрацию чистого бланка в специализированной книге вашего предприятия (фирмы)
  • На бланк ставится штамп, заполнив его
  • Далее следует заполнить вкладыш
  • Вносятся записи с учетом нумерации

05 Авг 2018      toplawyer         161      

Источник: http://lawyertop.ru/kadrovyj-uchet/kak-vshit-v-trudovuyu-knizhku-vkladysh

Вкладыш в трудовую книжку | Оформление 2019

Как правильно вшить вкладыш

Если в трудовой книжке работника в любом из разделов (титульный лист, сведения о работе, сведения о награждениях) закончились пустые поля и внести новые данные не представляется возможным, кадровая служба работодателя должна оформить вкладыш.

Правильно заполненный вкладыш в трудовую книжку становится ее неотъемлемой частью, как самостоятельный документ он недействителен.

После оформления вкладыша все последующие записи заносятся уже только в него, заполнять далее саму трудовую не следует, даже если в ней остались чистые страницы.

Количество вкладышей, которое может быть заведено в качестве продолжения труд. книжки работника, законодательно не регламентируется. Главное, чтобы они были оформлены и вшиты в установленном порядке, а на первом развороте трудовой книжки стояли соответствующие штампы (записи, содержащие реквизиты вклад.).

Обратите внимание:

1) Если в трудовой не осталось свободного места в разделе «Сведения о работе», категорически запрещается исправлять наименование следующего раздела «Сведения о награждениях» и вести в нем записи о трудоустройстве, переводе и увольнении.

2) Если в каком-либо разделе трудовой книжки закончились страницы, не допускается:

  • заводить вместо вкладыша новый бланк трудовой;
  • вшивать или вклеивать в документ обычные разлинованные листы бумаги или отдельные листы из чистого формуляра трудовой книжки.

Приобретение бланков вкладышей

Порядок обеспечения работодателей бланками вкладышей в трудовую книжку утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н.

Покупка бланков является обязанностью работодателя, заставлять работника приобретать чистый формуляр вкладыша самостоятельно запрещено.

При этом работодатель имеет право при оформлении вкладыша потребовать с сотрудника возмещения затрат на его приобретение. На основании письменного заявления сотрудника стоимость бланка можно удержать из заработной платы.

Обратите внимание: внести запись о вступлении работника в должность работодатель обязан в течение 5 дней, поэтому, чтобы не нарушать установленные сроки, организациям (ИП) рекомендуется иметь в запасе хотя бы один чистый формуляр вкладыша к трудовой книжке.

Как правильно вшить вкладыш

Нормативные акты не регламентируют, в какое место должен быть вшит вкладыш: в начало, середину или в конец трудовой книжки. Чаще всего вкладыш крепится либо в самом конце книжки, либо перед разделом «Сведения о награждениях», если в нем отсутствуют какие-либо записи.

Процедура проводится следующим образом:

  1. В самом вкладыше (на центральном развороте) и в трудовой книжке (на развороте, где планируется закрепить вклад.) по месту сгиба прокалывается шилом несколько отверстий.
  2. Документы сшиваются с помощью иглы суровыми нитками (на некоторых предприятиях используются специальные швейные машинки для документов, применение таких устройств в данном случае разрешено).

Не допускается:

  • прикалывать вкладыш при помощи степлера;
  • использовать клей;
  • просто вкладывать документ в трудовую книжку без прошивки.

Примечание: вкладыш должен составлять с трудовой книжкой единое целое. Если документ просто вложен в книжку или прикреплен к ней обычной скрепкой, он считается недействительным.

Источник: http://nalog-spravka.ru/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Как правильно вшить вкладыш

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления).

Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку.

Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о ­работе» — насчитывает 9 ­разворотов,
  • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш».

Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки.

Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2019

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны.

Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк.

Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.

Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца.

Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

ВАЖНО!

Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда.

Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48».

Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Источник: https://ppt.ru/art/trudovie-knijki/vkladish

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку

Как правильно вшить вкладыш

Трудовая книжка – это основной документ, который содержит информацию о всей трудовой деятельности, стаже работника. Обязанность ведения книжек  возложена на работодателя – в трудовую книжку должна быть внесена вся информация о трудовой деятельности работника: награждения за достижения в работе, переводы на другую должность и т.д.

Иногда при внесении информации работодатели сталкиваются с тем, что в книжке уже не хватает свободного места для записей.

Что делать в таком случае, необходимо ли заводить работнику другую трудовую книжку? Если в трудовой книжке работника заполнены все странички раздела, то к трудовой книжке стоит пришить вкладыш и продолжить вносить информацию в нем.

Кроме того, вкладыш в трудовую книжку стоит оформлять в случае, когда на титульном листе и внутренней обложке документа уже не хватает места для внесения информации об изменении персональных данных работника. Такая ситуация может случиться, например, если работница несколько раз выходила замуж и меняла фамилию.

Когда оформляется вкладыш в трудовую книжку?

Кроме того, вкладыш оформляется также в следующих случаях:

  • раздел еще не закончился, но при заполнении трудовой книжки работодатель понимает, что на последнем развороте слишком мало места, чтобы поместить необходимую запись. В таком случае возможно оставить одну-две строки пустыми и новую запись оформлять уже во вкладыше;
  • работодатель начал вносить запись, однако уже в процессе понял, что полностью она не помещается. Не возбраняется продолжить запись во вкладыше.

Работодателям необходимо помнить, что все записи в трудовой книжке производятся полностью, без каких-либо сокращений и вносятся в разделе под порядковыми номерами. Кроме того, если в трудовой книжке закончился раздел «Сведения о работе» нельзя залазить при заполнении в раздел «Сведения о награждении». Каждый раздел предназначен для отражения определенного типа сведений.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Оформить вкладыш в трудовую книжку необходимо в том же порядке, что и в трудовую книжку. Его форма утверждена постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. При оформлении каждого вкладыша в трудовой книжке нужно поставить специальный штамп с информацией «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша.

Штамп стоит ставить на титульном листе трудовой книжки в месте, где указаны идентификационная информация – серия и номер, ФИО работника, и постараться сделать это так, чтобы штамп не мешал чтению других записей, которые содержат сведения о работнике.

Если у работодателя нет в наличии штампа, можно сделать запись от руки – однако штамп понадобится заказать.

Куда вшивается вкладыш в трудовую книжку? Вкладыш нельзя просто приложить к трудовой книжке – его нужно вшить, чтобы книжка и вкладыш образовали единое целое. Стоит иметь ввиду, что без трудовой книжки, отдельно, вкладыш недействителен.

Подшить вкладыш в трудовую книжку необходимо в конце – между последней страницей и задней обложкой. Титульный лист вшитого вкладыша необходимо заполнить в том же порядке, как заполнен титульный лист самой трудовой книжки.

Порядковые номера записей в прикрепленном вкладыше по каждому разделу не начинаются заново, а продолжают порядковую нумерацию в соответствующих разделах трудовой книжки.

Если изменяются личные данные работника, то изменения должны быть внесены и в трудовую книжку, и во вкладыш.

Работодатели часто ищут, как пришить вкладыш в трудовую книжку. На самом деле в правилах ведения трудовых книжек нет строгих указаний, как вшивать вкладыш.

Обычно с помощью шила в трудовой книжке и вкладыше в одинаковых местах делаются проколы посередине. Затем с помощью суровой нити и иглы вкладыш и книжка скрепляются между собой.

Отдельных указаний о том, какого цвета и качества должны быть нити, нет.

Не разобравшись, как подшить вкладыш в трудовую книжку, работодатель может сделать это неправильно. Это может грозить утерей вкладыша в дальнейшем. Так как речь идет именно о вкладыше, то подразумевается, что трудовая книжка уже была полностью заполнена и работник получил больший стаж.

Вопрос оформления дубликата вкладыша трудовой книжки в случае его утраты или порчи законодательством не урегулирован, поэтому целесообразно сделать это по аналогии с порядком выдачи дубликата книжки.

  При утере вкладыша, необходимо будет оформить работнику дубликат при условии, что он предоставит документы о работе, записи о которой содержались во вкладыше трудовой книжки.

Источник: https://spmag.ru/articles/kak-vshivaetsya-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku

Право граждан
Добавить комментарий