Как прошить готовую книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек: бланк, образец 2019 -2020

Как прошить готовую книгу учета движения трудовых книжек
Трудовая книжка – это единственный документ, который подтверждает опыт и стаж сотрудника. В связи с этим за книжками нужно следить. Как правило для этого заводят книгу учета. В статье вы найдете бланк и образец заполнения книги учета движения трудовых книжек на 2019 -2020 год.

Работникам разрешили заводить сколько угодно трудовых книжек >>>

Зачем нужен журнал учета трудовых книжек

Работодатель должен вести журнал учета движения трудовых книжек. Такая обязанность предусмотрена в пункте 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Форму документа можно найти в приложении 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Книгу учета движения трудовых книжек ведут для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу и при увольнении. Журнал также пригодится при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых или вкладышей в них. Поэтому документ еще часто называют книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Кто ведет журнал учета трудовых книжек

Как правило ведение книги учета трудовых книжек поручают сотрудникам отдела кадров. В зависимости от размеров компании и особенностей ее работы этим также может заниматься бухгалтерия или секретарь. Ответственного за учет трудовых книжек сотрудника назначает руководитель приказом.

Книгу нумеруют, причем пронумерованы могут быть как листы, так и страницы. Также делают заверительную запись, которая состоит из:

  • названия книги;
  • количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
  • должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
  • даты оформления журнала.

Книга должна быть опломбирована или удостоверена печатью организации при ее наличии (п. 41 правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, разъяснения, утв. приказом Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. Узнайте, как оформить книгу >>>

Заполнение журнала учета трудовых книжек

Как заполнять журнал учета трудовых книжек можно узнать в постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Общий порядок заполнения такой.

Как заполнить титульный лист книги учета трудовых книжек

На титульном листе запишите название компании и дату начала заполнения. Также запишите дату, когда книга закончится.

Перед началом заполнения книгу надо пронумеровать. Номер можно ставить как на каждой странице, так и на каждом листе, ошибки не будет.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Закон требует прошить журнал. Однако в постановлении нет правил, как прошить книгу учета трудовых книжек.  Как правило, компании делают две сквозных дырки у корешка журнала. В них вставляют плотную нитку или ленту, концы которой выводят сзади журнала. Это одно из основных правил оформления книги.

Как поставить пломбу на книгу учета движения трудовых книжек

После того, как вы прошили книгу учета, ее надо опломбировать.  Поставить пломбу на книгу учета движения трудовых книжек можно несколькими способами. Самый простой – купить готовую пломбу-наклейку в магазине. Другой вариант – изготовить самостоятельно.

Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки.

Затем сделайте надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано и пронумеровано. Рядом поставьте подпись и дату. Если в компании есть печать, то поставьте ее на надпись так, чтобы часть оттиска заходила на обложку (п. 2.2 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г.  № 589н).

Образец заполнения журнала учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей состоит из 13 граф. Они заполняются в хронологическом порядке при поступлении документов:

  • графа 1 – запишите порядковый номер записи: 1, 2, 3 и т.д.;
  • графа 2, 3 и 4 – запишите дату приема на работу (число, месяц и год);
  • графа 5 – отразите Ф. И. О. сотрудника. Имя и отчество запишите полностью, а не инициалами;
  • графа 6 – отразите реквизиты трудовой – серия и номер;
  • графа 7 – укажите должность или профессию работника. Формулировку возьмите из приказа о приеме;
  • графа 8 – запишите наименование структурного подразделения из приказа о приеме;
  • графа 9 – проставьте дату и номер приказа о приеме на работу;
  • графа 10 –  в этой графе попросите поставить свою подпись сотрудника, который отвечает за заполнения трудовых книжек;
  • графа 11 –  впишите сумму, которую получили за трудовую или вкладыш от работника. Если плату не взимали, поставьте прочерк;
  • графа 12 – заполните, когда сотруднику выдают книжку при увольнении. В графе ставят дату выдачи документа;
  • графа 13 – сотрудник расписывается о том, что он получил книжку на руки.

Мы заполнили образец журнала учета и движения трудовых книжек. Первый сотрудник уже уволился, поэтому по нему заполнены все графы. Второй еще работает, поэтому графы 12 и 13 – пустые.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек

Книгу учета начинают заново не каждый год, а когда закончится старый документ. Поэтому если в компании штат небольшой, то одного журнала может хватить компании на длительный срок.

  Кроме того, общий срок хранения журнала учета – 75 лет (п. 695 Перечня из Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Поэтому стоит позаботиться о том, чтобы сам бланк книги был качественно сделан по определенным стандартам.

Как исправлять ошибки в книге

Ошибки в книгах учета трудовых книжек исправляйте по правилам для самих книжек. Вначале напишите, что ошибочная запись недействительна, и заверьте подписью сотрудника по кадрам. Затем сделайте новую верную запись. Главное не зачеркивайте и не замазывайте записи корректором. Это одно из общих правил оформления документа.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек при внесении исправлений

Дорогой коллега, дарим робот-пылесос за подписку на “Главбух”! Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/91748-kniga-ucheta-dvijeniya-trudovyh-2019

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Как прошить готовую книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек представляет собой книгу, в которую заносятся сведения об оформлении, отправке или получении трудовых книжек внутри какой-либо организации.

Данная книга хранится в отделе кадров предприятия и заполняется кадровиком.

Чтобы она была заполнена в соответствии с Трудовым кодексом России, кадровому работнику следует знать, как правильно прошить книгу учета трудовых книжек и заполнить ее.

В книге учета трудовых книжек регистрируются следующие документы:

  • трудовые книжки, предоставленные в кадровый отдел сотрудниками при оформлении на работу (оформленные в другой организации);
  • трудовые книжки, выданные сотруднику в период работы в организации;
  • вкладыши для трудовых книжек, полученные сотрудниками за период работы в организации.

Если же работник предоставил кадровику трудовую книжку с вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, регистрации подлежит только трудовая книжка (такой вкладыш в книге учета трудовых книжек не отмечается).

Требования к ведению книги учета трудовых книжек

Трудовым кодексом России утверждены основные правила ведения книги учета трудовых книжек, и она обязана соответствовать некоторым требованиям.

  1. Книга должна быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
  2. Страницы книги предварительно следует пронумеровать и прошнуровать.
  3. После шнуровки концы шнурка приклеиваются небольшим листом чистой бумаги с внутренней стороны обложки.
  4. Книга подлежит обязательному опломбированию (возможно использование сургучной печати).

    При использовании сургучной печати кадровик должен знать о том, что она обязана захватывать часть листа бумаги, концы шнурка, выступающие из-под него, и обложку. В том случае, когда книга для учета трудовых книжек опломбируется, то пломба крепится на выступающие концы шнурка.

  5. Книга обязана быть заверена надписью, в которой указывается общее количество прошнурованных и пронумерованных страниц (число указывается цифрами и прописью).

Прошивка книги учета трудовых книжек

Прошивка документов – это один из способов привести в порядок некоторые важные бумаги и уменьшить их общий объем, который необходим для правильного хранения.

Однако бывают такие ситуации, когда в работе какой-либо организации требуется защитить документы от произвольного изъятия или замены листов. К таким документам относится и книга учета трудовых книжек.

В этом случае необходимо применять стандартную технологию прошивки, которая некоторым образом предохранит книгу учета от постороннего вмешательства.

Прошивка книги выполняется сотрудником кадрового отдела, и он обязан знать о том, как прошить книгу учета движения трудовых книжек правильно.

Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой.

  1. Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц). Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали.
  2. После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить

    к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз.

  3. По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
  4. Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги с последующим нанесением на него заверительной надписи.

После того, как была рассмотрена процедура по прошивке книги учета трудовых книжек, следует подробнее рассказать об оформлении листа, которым закрепляются концы нитки. Оформление листа (наклейки) выглядит следующим образом:

  • размер листка – 4×5 см (закрывает узел и некоторую часть нитки);
  • на листе ставится печать сотрудника, который занимается оформлением книги учета (печать должна захватывать часть наклейки и обложки книги);
  • указывается заверительная надпись (количество страниц книги цифрами и прописью).

Оформление делается после наклеивания на обложку. Печать и узел нити, залитый клеем, являются дополнительным средством индикации неприкосновенности данного документа. Все вышеперечисленные действия дают исчерпывающий ответ на вопрос о том, как прошить журнал движения трудовых книжек и при соблюдении их поэтапности в процессе прошивки проблем не возникнет.

Ведение учета трудовых книжек

Трудовое законодательство обязывает каждого работодателя своевременно выдавать своим подчиненным трудовые книжки. В соответствии с приказом Министерства финансов, весь оборот трудовых книжек на предприятии обязан фиксироваться в специальной книге, которая называется «Книга учета трудовых книжек и вкладышей».

Чтобы вести книгу учета в соответствии с Трудовым кодексом РФ, работнику кадрового отдела понадобится иметь при себе:

  • правила оформления ведения трудовых книжек;
  • бланк книги учета;
  • Трудовой кодекс России;
  • документы предприятия;
  • бланки трудовых книжек;
  • печать (штамп) предприятия;
  • трудовые книжки работников.

Книга учета трудовых книжек является обязательной для каждого работодателя, так как ее наличие необходимо для подтверждения законности деятельности всей организации. Если же в кадровом отделе отсутствует такая книга учета или же она оформлена ненадлежащим образом, то руководству предприятия грозит штраф.

Заполнение титульного листа

Сотрудник, ответственный за оформление и ведение книги для учета трудовых книжек, назначается приказом руководства. В данном приказе указывается личная информация подчиненного, наименование позиции, которую он занимает. После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.

На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы.

Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе.

Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.

Кроме этой информации, нужно поставить дату начала и окончания ведения книги учета (в основном такой документ хранится не менее 50 лет, и поэтому к дате начала оформления книги учета потребуется прибавить этот срок). Конечная дата будет обозначать время, до которого книга учета будет храниться в архиве предприятия.

Вместе с этим материалом часто читают:

Категория: Налоги

:

Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

“О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам медицинского обеспечения безопасности дорожного движения”.

Как правильно прошить документы

Бухгалтерский баланс как элемент метода бухгалтерского учета

Способы защиты документов: прошивка, опломбирование, скрепление сургучной печатью

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7 июль 2017.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

Чтобы обеспечить сохранность документов, их прошивают, опломбируют или скрепляют сургучной печатью. Неаккуратная прошивка или пломбировка увеличивает риск утери или подмены отдельных листов, а также может послужить причиной отказа заинтересованных лиц принять документы. В статье мы расскажем онюансах и технологии сшивания и опломбирования документов.

Документы с временным сроком хранения 10 и более лет сшивают, как правило, для внутреннего использования – при передаче на хранение в архив организации. Однако существует ряд внешних организаций, по запросу которых документы предоставляются исключительно в прошитом виде:

• суды;

• налоговая инспекция;

• нотариальные конторы;

• организации-заказчики (при участии в тендере).

Источник: https://bookerlife.ru/kak-proshit-knigu-ucheta-dvizhenija-trudovyh/

Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

Как прошить готовую книгу учета движения трудовых книжек

Ведение учета трудовых книжек на предприятии или фирме является важной частью документооборота и деловодства в целом.

В нашей статье мы подробно рассмотрим актуальные и интересующие наших читателей вопросы, которые связанны с этой темой: какими нормативно-правовыми актами регламентируется ведения учета трудовых книжек, как происходит прошивка такого типа трудовых документов, а также рассмотрим подробную инструкцию по прошивке и опломбированию документации.

Законодательство

Первостепенно нужно обратиться к шестьдесят шестой статье Трудового кодекса Российской Федерации, где речь идет о трудовых книжках в целом, а также об их учете.

Сам учет регулируется Постановлением правительства РФ под номером 225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках», а также в утвержденном Постановлении Министерства труда и социальной защиты РФ под номером шестьдесят девять от 10 октября 2013 года, где подана инструкция заполнения трудовых книжек.

Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Особенности прошивки книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

Такая книжка учета храниться в кадровом отделе предприятия или фирмы, заполнением и прошивкой ведает сотрудник-кадровик. Для правильной прошивки данной книги нужно знать, что она собой представляет и обладать основными знаниями о прошивке, которые вы получите, прочтя инструкцию ниже.

В данной книге учета присутствуют следующие документы:

  1. Трудовые книжки. Как оформленные в данном предприятии или фирме, так и полученные впервые при трудоустройстве в этой же организации.
  2. Вкладыши, которые входят в состав трудовой книжки и были получены при работе в организации.

Собственно, прошивка документации это один из основных способов упорядочивания документации в организации, призванный уменьшить общий объем документов, а также упростить их поиск и увеличить надежность хранения.

Основной причиной для прошивки является защита документации от возможного изъятия или замены определенных листов. Именно благодаря прошивке и опломбированию, о котором мы расскажем в дальнейшем, документацию защищают от произвольного вмешательства других людей.

Государственные стандарты не регламентируют прошивку вплоть до мелочей, поэтому используется стандартная устоявшаяся процедура, с учетом норм и правил законодательства.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Инструкция по прошивке

  1. Первостепенно сотрудник-кадровик должен сделать три или два отверстия, через которые в дальнейшем будет продет шнурок или толстая нитка. Для этого обычно используется дырокол или за неимением — шило. Проколы делаются с левой стороны книги, обычно — на полях.

    Важно учитывать, что для того, чтобы в дальнейшем читабельность книги не была под вопросом, проколы нужно делать в центре полей. Расстояние между проколами — не более 2.5-3 сантиментов, их расположение должно быть строго вертикальным.

  2. После того, как отверстия в книге готовы, нужно приступить к самому процессу прошивки книги учета.

    Принято использовать толстую капроновую нить или же шнурок, но допустимо использовать и обычные нитки, которые складываются несколько раз для увеличения толщины. Для надежной прошивки рекомендуем вам использовать толстые нити, а также прошить ее несколько раз, если присутствуют сомнения о надежности прошивки.

  3. На следующем этапе, концы нитки выпускаются из основного — центрального отверстия на тыльной стороне самой книги учета, где завязывается надежный узел. Приблизительно на обороте книги должно быть шесть или семь сантиметров нити.
  4. На финальном этапе прошивки концы нити с внутренней стороны обложки книги, приклеиваются листом бумаги. На сам лист наноситься заверительная надпись ответственного сотрудника-кадровика.

Инструкция по оформлению листа-наклейки с заверительной подписью

Напоминаем вам, что такой лист наклеивается на нити с внутренней стороны для пресечения возможного вмешательства в саму прошивку книги, что несомненно увеличивает надежность хранения документации.

  • Принятый размер листа-наклейки 4 на 3 сантиметра, он должен закрывать как сам узел, так и большую часть ниток.
  • На листок-наклейку наноситься печать ответственного работника кадрового отдела, также принято ставить подпись. Примечательно, что сама печатка должна захватывать не только лист-наклейку, но и часть книги, на слушай произвольного вмешательства в прошивку.
  • В заверительной надписи должно быть указано количество страниц в книге (как цифрами, так и прописью).

Опломбирование книги учета

В нормативно-правовых актах, о которых мы писали выше, нет прямого описания пломбы и материала, из которого она должна производиться, поэтому на практике можно встретить самые разные способы опломбирования книг учета или других документов.

Выше мы писали об одном из известных способов опломбирования при помощи листка-наклейки, тем не менее, такой тип пломбирования не является правильным.

Пломба, которая используется при опломбировании книг учета или документации, должна соответствовать государственному стандарту под номером 31282-2004. Для опломбировки допустимо использовать любое устройство или способ, которое указано в ГОСТ.

Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

При этом на каждом пленочном носителе, а также его материале, указываются уникальные надписи и знаки, что увеличивает защиту документации.

  1. При попытке несанкционированного вскрытия на пломбе появиться предупреждающая надпись, которая станет свидетельством произвольного вскрытия пломбирования. Аутентичность пленочной пломбы можно также подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения.
  2. Несмотря на актуальность и надежность пленочных пломб, нередко можно встретить на различных предприятиях и фирмах также и сургучную печать, которая используется как способ пломбирования книги учета. Такой тип пломбирования уже давно утратил свою актуальность и имеет ряд недостатков:
  3. Нужно заранее купить сургуч и подготовить его для использования (разогреть). А также раздобыть латунную печать для самой сургучной пломбы.
  4. Листы бумаги в книге учета, где для опломбирования использовалась сургучная печать, будут несколько приподняты, а значит — придется писать по неровной и неудобной поверхности.
  5. Со временем сургуч теряет свою надежность и может рассыпаться, что при проверке может вызвать резонные вопросы, а также поставить под сомнение надежность ведения документации в целом, ведь пломба рассыпается.
  6. Также при применении сургучной печати, нужно зафиксировать ее номер на титульном листе, иначе пломбу в дальнейшем будут считать недействительной.

Инструкция по опломбированию книги учета

При применении пленочной пломбы инструкция процесса крайне проста:

  1. Нужно раздобыть пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.
  2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.
  3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

Применение сургучной печати тянет за собой ряд проблем, о которых мы писали выше.

  • Сначала сотрудник, отвечающий за опломбировку документации, должен раздобыть и растопить сургуч, при этом правильно растопить его не так уж и просто.
  • На следующем этапе используется латунная печать, которая накладывается на сургуч, для аутентичности.
  • На завершающем этапе номер пломбы указывается на титульном листе книги.
  • Стоит учитывать, что такой тип пломбировки ненадежен, сама пломба может с легкостью быть повреждена во время эксплуатации. Поэтому приготовьтесь к возможному повторению процедуры опломбировки.

Лица, ответственные за прошивку и опломбирование

Чаще всего, за опломбирование и прошивку отвечает сотрудник кадрового отдела. Но бывают случаи, когда организация не многочисленная и функции кадровиков возлагаются на других должностных лиц: бухгалтеров, секретарей и порой даже одного из руководителей.

Возложение обязанностей по прошивке и опломбированию происходит путем подписания соответствующего приказа руководителем организации, в этом приказе указываются основные данные, а также реквизиты сторон.

В таком документе указывается основная информация о владельце, реквизиты организации, а также точное количество документации с ее составом. Документ заверяется подписью обеих сторон, которые участвовали в акте передачи.

Подбивая итоги, нужно сказать, что процесс прошивки и опломбирования очень важен при ведении документации, ошибки при таких действиях могут привести к штрафам или даже увольнениям ответственных лиц. Рекомендуем вам использовать лишь актуальные и надежные способы прошивки и опломбирования, чтобы в дальнейшем минимизировать все возможные риски.

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/kak-proshit-knigu-ucheta-trudovyx-knizhek.html

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей? 2019

Как прошить готовую книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек представляет собой книгу, в которую заносятся сведения об оформлении, отправке или получении трудовых книжек внутри какой-либо организации.

Данная книга хранится в отделе кадров предприятия и заполняется кадровиком.

Чтобы она была заполнена в соответствии с Трудовым кодексом России, кадровому работнику следует знать, как правильно прошить книгу учета трудовых книжек и заполнить ее.

В книге учета трудовых книжек регистрируются следующие документы:

  • трудовые книжки, предоставленные в кадровый отдел сотрудниками при оформлении на работу (оформленные в другой организации)>
  • трудовые книжки, выданные сотруднику в период работы в организации>
  • вкладыши для трудовых книжек, полученные сотрудниками за период работы в организации.

Если же работник предоставил кадровику трудовую книжку с вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, регистрации подлежит только трудовая книжка (такой вкладыш в книге учета трудовых книжек не отмечается).

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек? Этот вопрос пользователи часто задают на просторах интернета. Подробнее о том, как это сделать правильно, вы узнаете из данной статьи.

Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения

Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица. Этот документ является основным подтверждением стажа и места работы гражданина.

Согласно пп. 40, 41 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, для учета и контроля движения книжек в компании необходимо оформление журнала учета.

В указанный журнал надлежит вносить информацию:

  • о поступивших трудовых книжках, а также вкладышей к ним на предприятии;
  • оформленных новых книжках для работников, трудоустраиваемых впервые.

Оформление указанного журнала должно соответствовать всем предъявляемым к нему требованиям, таким как:

  • наличие твердого переплета (иными словами, недопустимо оформление этого документа в обычной тетради);
  • обязательная нумерация всех страниц;
  • наличие прошивки с указанием количества листов, подписью руководителя;
  • обязательное скрепление журнала либо пломбой, либо сургучной печатью.

Приказом Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69 утверждена унифицированная форма этой книги.

Источник: https://5897987.ru/drugoe/kak-proshit-knigu-ucheta-dvizhenija-trudovyh-knizhek-i-vkladyshej.html

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Все записи, вносимые в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, являются предельно важными.

В соответствии с номенклатурным производством, в контексте которого обозначен алгоритм производства документации, устанавливаются своего рода правила защиты информации, содержащейся в журнале.

К ним относится соответствующее его оформление, которое не допускает постороннего вторжения в его данные со стороны третьих лиц. а также противодействует противоправным действиям со стороны недобросовестных сотрудников или лиц, которые имеют доступ к документам учёта.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно !

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа. его необходимо прошить и опломбировать определённым образом.

При отсутствии прошивки и опломбирования руководителю могут быть предъявлены штрафные санкции.

В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.

Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено.

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков.

В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210.

Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).

Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта. После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов.

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

  1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
  2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
  3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
  4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
  5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
  6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.

Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек?

При трудоустройстве на работу обязательным действием является предоставление трудовой книжки работодателю.

Этот документ содержит информацию относительно устройства на работу, увольнения из организации, а также возможные достижения, поощрения и взыскания.

Работодатель обязан ее правильно оформить и осуществить хранение до момента увольнения.

Помимо этого на предприятии должен вестись учет движения трудовых книжек. Это обязательная операция, которая требует правильного заполнения. Поэтому этот вопрос будет рассмотрен в статье.

Книга учета движения трудовых, а также вкладышей имеет установленный образец заполнения. Чтобы заполнить данный журнал правильно, следует внести следующие данные в специальные графы:

  • Порядковый номер записи. Ведение каждой записи должно начинаться с присвоенного отдельного номера, который указывается по порядку;
  • Дата заполнения;
  • ФИО собственника документа, которое должно быть прописано без сокращений;
  • Серия и номер трудовой или вкладыша;
  • Должность работника. Фиксируется на основании данных штатного расписания;
  • Наименование места работы. Эта графа содержит информацию о структурном подразделении, где работает сотрудник;
  • Дата и номер приказа, свидетельствующие о приеме на работу;
  • Подпись ответственного лица;
  • Сумма, которую выплачивает работник за заполнение бланка;
  • Дата, когда была выдана трудовая книжка, после увольнения работника;
  • Подпись сотрудника, свидетельствующая о получении трудовой и вкладыша, если такой был.

Законодательно установленная форма заполнения журнала обязательно должна приходить в соответствие. Чтобы оформить ее правильно, не нужно заменять документ, если в организации осталась форма старого образца. Закончить заполнение книги учета нужно только в случае ее произвольного оформления.

Опломбирование книги учета движения трудовых книжек

Книга учета движения обязательно подлежит опломбированию. Это действие производится с целью защиты от несанкционированного вскрытия. Правила не предусматривают информацию относительно того, какой должна быть пломба, поэтому работодатели используют материалы на свое усмотрение.

На практике, в качестве опломбирования часто используют метод полоски бумаги. В этом случае журнал сшивают нитками, концы которых остаются на последней странице.

На них наклеивают полоску бумаги, на которой указывается количество страниц книги учета, должность, ФИО и подпись ответственного лица.

Сверху ставится печать, которая должна накладываться на указанную информацию и концы ниток.

Такое опломбирование является неправильным. Пломба должна соответствовать стандарту, согласно которому можно использовать любое устройство для опломбирования, соответствующее ГОСТ 31282-2004.

Одним из лучших типов является пленочное пломбировочное устройство, с помощью которого производится пломба с идентификационными надписями и знаками.

Если ее отклеить, то появится надпись, которая и станет свидетельством несанкционированного вскрытия.

Как внести изменения в книгу учета движения трудовых книжек?

В журнале нельзя внести какие-либо изменения.

Если, например, изменилось название организации, либо поменялась должность, то кадровая служба не имеет права внести новую информацию, при этом зачеркнув старую.

Эти данные не подлежат изменению в книжке или ее вкладыше, поэтому и в самой книге учета движения это запрещено делать. Какие-либо нарушения могут привести к недействительности журнала.

Как оформить обложку книги учета движения трудовых книжек?

Оформить правильно нужно не только саму книгу, но и обложку. Кадровый работник должен указать на ней такую информацию:

  • название организации;
  • наименование самого документа;
  • даты начала и окончания действия журнала.

Эти данные являются обязательными и не подлежат исправлению или изменению.

Что делать если в книге учета движения трудовых книжек допущена ошибка?

Каждый человек может делать ошибки. Если она допущена в книге учета, то кадровый сотрудник должен правильно ее оформить и исправить. Запрещено использовать различные корректирующие жидкости и средства, включая ластик, штрих, зачеркивание без определенных пометок.

Что же нужно делать, если допущена ошибка? Сначала следует зачеркнуть неверные данные прямой линией и написать «исправлено» или «запись недействительна».

Новые данные необходимо записать выше неверных, при этом следить за разборчивостью и величиной шрифта. Помимо этого можно полностью зачеркнуть всю запись с пометкой, что она недействительна, и ниже написать новую запись с новой колонки.

В любом случае важно указать дату исправления допущенной ошибки, ФИО и подпись ответственного лица.

Таким образом, оформить книгу учета необходимо правильно, брав во внимание установленные законом нормы. Вместе с этим нужно соблюдать правила хранения и не передавать ее третьи лицам, чтобы избежать подделки и несанкционированного вскрытия.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 707-31-40 — все регионы РФ.

(44,00

Источник: https://sudobase.ru/kak-proshit-knigu-ucheta-dvijeniya-trudovyh-knijek.html

Право граждан
Добавить комментарий